Stand: 20. Oktober 2026 · Arbeitshilfe, kein Rechtsrat
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Kurzantwort
Diese Vorlage ist eine Arbeitshilfe, kein Rechtsrat und keine Garantie für Rechtskonformität. Art. 4 verlangt Maßnahmen zur KI-Kompetenz, kein bestimmtes Richtlinien- oder Zertifikatsformat. Der AI Führerschein ist ein privater Onlinekurs mit Teilnahmebescheinigung — kein Staatstitel und keine IHK-Prüfung.
Eine Nutzungsrichtlinie legt fest, welche Tools freigegeben sind, welche Daten nicht hineingehören, wer Antworten prüft und wer angesprochen wird. Artikel 4 verlangt Maßnahmen zur KI-Kompetenz. Ein bestimmtes Dokument schreibt er nicht vor.
Wann Sie eine Richtlinie brauchen
Der typische Anlass ist kein Formular, sondern der Alltag: Jemand nutzt ein privates Chat-Konto für Kundenmails, ein Team soll Copilot bekommen, oder in Entwürfen stehen Kundendaten. Dann braucht es eine gemeinsame Regel, bevor weitere Konten freigegeben werden.
- Schatten-KI: private Konten neben der offiziellen Software, ohne dass klar ist, wer sie freigegeben hat.
- Kunden- und Personendaten in Angeboten, Support-Antworten oder Gesprächsnotizen.
- Ein Rollout von ChatGPT oder Microsoft 365 Copilot, bei dem alle dasselbe Konto-Modell nutzen sollen.
Schatten-KI Check: wo private Konten danebenlaufenChatGPT-Schulung für UnternehmenMicrosoft Copilot für Unternehmen
Was rein muss (Checkliste)
Geltungsbereich
Für wen die Regeln gelten: Beschäftigte, die KI für die Arbeit nutzen, im Büro und im Homeoffice.
Freigegebene Tools
Welche Konten erlaubt sind, zum Beispiel ChatGPT Business oder Microsoft 365 Copilot. Private Konten stehen nicht automatisch auf der Liste.
Verbotene Daten
Was nicht in ein Eingabefeld gehört: Zugangsdaten, Gehaltsdaten, unnötige Kundendaten, nicht freigegebene Geschäftsgeheimnisse.
Auftrags- und Prompt-Regeln
Wie ein Auftrag aussehen soll: Ziel, Kontext, Format und die Grenze, was die KI nicht tun darf.
Ergebnis prüfen
Ein Mensch prüft Fakten, Zahlen, Fristen und Empfänger, bevor ein Entwurf rausgeht.
Kennzeichnung
Wann ein Entwurf als KI-Entwurf erkennbar bleibt, bis jemand ihn freigibt.
Ansprechpartner
Wer Fragen zu Tools, Daten und Ausnahmen beantwortet, plus eine Vertretung.
Verstöße und Eskalation
Wohin man sich meldet, wenn Daten versehentlich in ein Tool geraten sind oder ein privates Konto genutzt wurde.
Schulung und Auffrischung
Was neue Nutzerinnen und Nutzer vor der Freigabe durchlaufen und wann die Regeln wieder drankommen.
Version und Datum
Welche Fassung gilt, seit wann, und wo die aktuelle Version liegt.
Die Grundschulung dazu kann aus dem AI Führerschein Online-Kurs und den sechs Modulen im Überblick kommen. Die Einweisung in die eigenen Regeln bleibt zusätzlich nötig. Mitarbeitende zu KI schulen
Vorlage zum Kopieren
Muster, bitte anpassen. Ohne E-Mail und ohne Anmeldung. Ersetzen Sie die Platzhalter in eckigen Klammern. Diese Vorlage ist eine Arbeitshilfe, kein Rechtsrat und keine Garantie für Rechtskonformität.
KI-Nutzungsrichtlinie (Muster — bitte anpassen)
- Unternehmen
- [Firmenname]
- Branche
- [Branche]
- Geltungsbereich
- Alle Beschäftigten
- Stand
- 20.10.2026
- Freigabe
- [Verantwortliche Rolle]
- Kontakt
- [Kontakt / Rolle]
1. Zweck und Geltungsbereich
Diese internen Regeln gelten für die berufliche Nutzung von KI bei [Firmenname]. Sie unterstützen einen nachvollziehbaren, verantwortlichen Umgang mit KI.
Generative KI darf Entwürfe erstellen und freigegebene Materialien strukturieren. Antworten können falsch, unvollständig oder verzerrt sein.
2. Erlaubte Nutzung
Nur öffentliche Informationen und fiktive Beispiele verwenden. Interne Geschäftsinformationen dürfen nicht eingegeben werden.
KI darf eigene Fachentscheidungen nicht eigenständig ersetzen. Anwendungen mit Auswirkungen auf Menschen erfordern vorab eine gesonderte Prüfung.
3. Werkzeuge und Freigabe
Freigegebene Werkzeuge oder Kategorien: [Freigegebene Werkzeuge und Konten eintragen]. Die Freigabe gilt nur im vereinbarten Firmenkonto und für die dokumentierten Einsatzbereiche.
Neue Tools, Erweiterungen und Ausnahmen sind bei [Verantwortliche Rolle] zu beantragen. Private Konten sind nicht automatisch freigegeben.
4. Vertrauliche und personenbezogene Daten
Passwörter, API-Schlüssel und andere Zugangsdaten nie eingeben. Unternehmensrichtlinien, vertragliche Vertraulichkeit und Datenschutzanforderungen sind vor der Verarbeitung zu prüfen.
Bei sensiblen Informationen und Geschäftsgeheimnissen sind Schutzbedarf, Zugriff, Anbieterbedingungen und Verarbeitungsumgebung vorab ausdrücklich zu prüfen.
Kundendaten sind von dieser Freigabe nicht erfasst.
Das Entfernen eines Namens bewirkt allein keine Anonymisierung. Pseudonymisierte Daten können weiterhin personenbezogen sein.
5. Menschliche Prüfung und Verantwortung
Vor externer Veröffentlichung prüft eine verantwortliche Person Fakten, Zahlen, Quellen, Empfänger und Ton. Sie erteilt die Freigabe.
Interne KI-Entwürfe bis zur Freigabe als „KI-Entwurf“ kennzeichnen.
Verantwortung bleibt bei den zuständigen Menschen. Ein KI-Hinweis ersetzt keine Prüfung.
6. Rechte Dritter
Urheberrechte, Lizenzen, Marken und Geheimhaltungspflichten bei Eingaben und Ausgaben beachten. KI-Ausgaben sind nicht automatisch frei von Rechten Dritter. Unklare Nutzungsrechte vor Veröffentlichung klären.
7. Sicherheit und Vorfälle
Bei möglicher Datenoffenlegung, falschen Empfängern oder auffälligem Werkzeugverhalten die Nutzung unterbrechen und unverzüglich [Kontakt / Rolle] informieren. Die zuständige Stelle prüft weitere Maßnahmen und etwaige Meldepflichten.
KI-Ausgaben, verlinkte Dateien und Anweisungen aus fremden Dokumenten nicht ungeprüft ausführen. Chatlöschung garantiert keine Löschung beim Anbieter.
8. Aufgaben der Beschäftigten
Freigabeliste und aktuelle Richtlinie beachten, nur erforderliche Daten verwenden und Unsicherheiten vor der Nutzung ansprechen. Die zuständige Person dokumentiert Ausnahmen und Entscheidungen.
9. KI-Kompetenz und Einweisung
Das Unternehmen legt passende Schulungen, Einweisungen und weitere Maßnahmen nach Rollen, Vorkenntnissen und Nutzungskontext fest. Inhalte und tatsächlich durchgeführte Maßnahmen werden intern nachvollziehbar festgehalten. Ein externer Kurs oder ein bestimmtes Zertifikat ist durch diese Vorlage nicht vorgeschrieben.
10. Prüfung und Aktualisierung
Die verantwortliche Stelle legt einen geeigneten internen Prüftermin fest.
Bei neuen Tools, veränderten Datenarten oder Vorfällen die Regeln prüfen. Maßgeblich ist die intern veröffentlichte aktuelle Fassung.
Zusätzliche Unternehmensregeln: [Zusätzliche Regeln vor Einführung prüfen]
11. Kenntnisnahme
Ich habe diese Richtlinie erhalten und weiß, an wen ich mich bei Fragen wende. Die Kenntnisnahme ist kein Kompetenznachweis.
Name: ____________________ Datum: __________ Unterschrift: ____________________
Ausgefülltes Kurz-Muster
Muster, kein echter Betrieb: die fiktive Havelwerk GmbH, 20 Beschäftigte. Freigegeben sind ChatGPT Business und Microsoft 365 Copilot. Neue Nutzerinnen und Nutzer durchlaufen den AI Führerschein als Pflicht-Onboarding, bevor ein Konto freigeschaltet wird. Das ist eine interne Regel dieses Beispiels, keine gesetzliche Vorgabe.
- Unternehmen
- Havelwerk GmbH (Muster, kein echter Betrieb)
- Beschäftigte
- 20, in Vertrieb, Kundenservice, Projekten und Assistenz
- Version
- 1.0
- Datum
- 11.10.2026 (Beispieldatum)
- Gültig ab
- 11.10.2026
- Freigegebene Tools
- ChatGPT Business im Firmenkonto und Microsoft 365 Copilot im Firmen-Tenant
- Nicht freigegeben
- Private ChatGPT-Konten und nicht gelistete Browser-Erweiterungen
- Verbotene Daten
- Passwörter, Gehaltsdaten, Bewerbungsunterlagen und Kundendaten, die die Aufgabe nicht braucht
- Prüfung
- Ein Mensch prüft Zahlen, Fristen und Empfänger, bevor ein Angebot, eine Kundenmail oder eine Lieferantenzusammenfassung rausgeht
- Kennzeichnung
- Interne Entwürfe tragen „KI-Entwurf“, bis die zuständige Person sie freigibt
- Ansprechpartnerin
- Mara Feld, Geschäftsführung
- Eskalation
- Meldung an Mara Feld, wenn Daten versehentlich eingegeben wurden oder ein privates Konto genutzt wurde
- Schulung
- Neue Nutzerinnen und Nutzer schließen den AI Führerschein ab und erhalten eine kurze Einweisung in diese Richtlinie, bevor ChatGPT Business oder Copilot freigeschaltet wird. Das ist eine interne Regel dieses Musterbetriebs, keine gesetzliche Vorgabe.
- Auffrischung
- Bei neuem Werkzeug oder geänderten Regeln. Keine gesetzliche Frist.
- Ablageort
- Internes Wiki, Ordner „Arbeitsregeln“
Abgrenzung
Drei verschiedene Dinge, die oft in einen Topf geworfen werden:
- Nutzungsrichtlinie. Was im Unternehmen erlaubt ist: Tools, Daten, Prüfung, Ansprechperson. Das ist diese Vorlage.
- Schulungsnachweis. Wer welche Maßnahme durchlaufen hat. Dafür gibt es eine eigene Vorlage für den KI-Schulungsnachweis.
- Teilnahmebescheinigung. Beleg, dass eine Person den AI Führerschein abgeschlossen hat. Kein Staatstitel und kein Ersatz für die Richtlinie. Zertifikat oder Teilnahmebescheinigung?
Häufige Fragen zur KI-Nutzungsrichtlinie
Braucht mein Unternehmen eine KI-Nutzungsrichtlinie?↓
Art. 4 schreibt keine bestimmte Form vor. Praktisch ist eine kurze Richtlinie sinnvoll, sobald Tools freigegeben werden oder Personen- und Kundendaten im Spiel sind. Sie sagt, was erlaubt ist, und ersetzt keine Rechtsberatung.
Reicht die Teilnahmebescheinigung statt Richtlinie?↓
Nein. Die Teilnahmebescheinigung belegt den Kursabschluss einer Person. Sie ersetzt keine firmeninternen Regeln zu Konten, Daten und Freigabe.
Welche Tools nennen wir?↓
Nur die freigegebenen. Die Namen stehen auf der internen Liste in der Richtlinie. Der Schatten-KI-Check hilft zu sehen, wo daneben private Konten laufen.
Ist das Rechtsrat?↓
Nein. Die Vorlage ist eine Arbeitshilfe zum Anpassen. Sie ist keine Garantie für Rechtskonformität. Bei Fragen zu Verträgen oder Datenschutz holen Sie sich Fachberatung.
Wie hängt das mit Art. 4 zusammen?↓
Art. 4 verlangt Maßnahmen zur KI-Kompetenz, kein bestimmtes Richtlinienformat. Regeln für den Alltag und eine Schulung können zusammen eine solche Maßnahme sein. Die Teilnahmebescheinigung des AI Führerscheins ist dabei ein Beleg für den Kurs, kein Staatstitel.
Modul 1 starten oder Team-Plätze anlegen
Modul 1 des AI Führerscheins ist gratis. Die Einzellizenz kostet 19,99 € inkl. MwSt. Teams ab 5 Plätzen zahlen ab 14,99 € je Platz inkl. MwSt. Die Bescheinigung ist danach ein Beleg für den Kurs, kein Staatstitel.