Stand: 11. Oktober 2026
KI-Prompt-Vorlagen für den Büroalltag
6 kopierfertige Vorlagen für den Büroalltag — mit Platzhaltern und kurzen Hinweisen zu ChatGPT, Microsoft Copilot und firmenfreigegebenen Tools.
Vorlagen: Auswählen und kopieren
Vorlage wählen, Prompt kopieren, Platzhalter ersetzen. Vor dem Absenden an die KI hilft der Prompt-Daten-Check. Die Teilnahmebescheinigung dokumentiert den Kursabschluss, keinen staatlichen Titel.
Kunden-E-Mail entwerfen
Höfliche Antwort oder Nachricht an einen Geschäftskunden — ohne echte Kundendaten im Prompt.
Echte Namen und Preise erst in Ihrer Mail-App einsetzen — nicht in den Prompt.
Schreibe eine kurze, professionelle E-Mail auf Deutsch an [Rolle der Empfängerin/des Empfängers, z. B. „Einkaufsleitung“]. Anlass: [Thema in einem Satz, ohne Firmennamen] Ziel: [was soll passieren, z. B. Termin vorschlagen] Ton: klar, freundlich, ohne Floskeln wie „in der heutigen digitalen Welt“. Länge: max. 120 Wörter. Nutze Platzhalter für Namen und Firmen ([Name], [Firma]). Keine erfundenen Preise, Termine oder Zusagen.
Kurznotizen zu Tools
ChatGPT
Nur anonymisierte Platzhalter. Private Konten sind oft nicht firmenfreigegeben.
Microsoft Copilot
Im M365-Tenant oft besser angebunden — trotzdem nur Daten nutzen, die Ihre IT freigegeben hat.
Firmenfreigegebenes Tool
Regeln Ihres Unternehmens gelten. Bei Unsicherheit: Platzhalter statt Kundendaten.
Vertiefen im Kurs: Modul 1 kostenlos starten
Was die Vorlagen leisten
Gute Prompts starten mit Platzhaltern und einem klaren Ziel — nicht mit echten Kundendaten. Copilot im Tenant und private ChatGPT-Konten sind nicht dasselbe; Ihre Freigaberegeln entscheiden. Die Vorlagen ersetzen keine Schulung und keine Zertifizierung.
Weiter mit Prüfung und Kurs
Nach dem Kopieren: Prompt gegenlesen, Kundendaten prüfen, dann erst absenden. Der Kurs vertieft sichere Nutzung im Beruf — inklusive Copilot-Alltag.
Prompt-Daten-Check · Microsoft Copilot für Unternehmen · Was Artikel 4 verlangt · Lehrplan ansehen
Häufige Fragen zu den Prompt-Vorlagen
Wofür sind die Vorlagen?
Für typische Aufgaben in Unternehmen der freien Wirtschaft: Kundenmails, Angebote, Support, Meeting-Agenda (ohne Protokoll-Paste), Projektstatus und Lieferantenmails. Mit Platzhaltern statt echter Kundendaten.
Funktionieren sie mit ChatGPT und Copilot?
Ja. Die Vorlagen sind tool-agnostisch. Pro Vorlage gibt es kurze Hinweise zu ChatGPT, Microsoft Copilot und firmenfreigegebenen Tools — keine Zertifizierung und kein Rechtsrat.
Warum keine Meeting-Protokoll-Vorlage zum Einfügen?
Vertrauliche Protokolle und HR-Notizen gehören nicht in öffentliche Paste-Felder. Stattdessen gibt es eine Agenda-Vorlage zur Vorbereitung — ohne Protokoll-Inhalt.
Ersetzt das eine Schulung?
Nein. Die Vorlagen sind Praxis-Hilfen. Für dokumentierte KI-Kompetenz nach Artikel 4 kann der AI Führerschein mit Teilnahmebescheinigung ein Baustein sein — kein IHK- oder Staatstitel.
Welche Struktur sollte ein professioneller Prompt im Arbeitsalltag haben?
Bewährt hat sich das RTCCF-Framework: Rolle festlegen (Role), Aufgabe beschreiben (Task), Kontext und Quellen angeben (Context), Grenzen und Einschränkungen setzen (Constraints) und das gewünschte Zielformat (Format) definieren.